Manajemen; Perencanaan

Para ahli manajemen menempatkan perencanaan sebagai fungsi manajemen primer karena perencanaan menjadi dasar bagi semua fungsi lain yang dilakukan oleh para manajer. Perencanaan adalah proses yang berkesinambungan dan menyesuaikan dengan perubahan yang terjadi dilingkungan sekitar setiap organisasi.

Perencanaan yang baik adalah ketika apa yang dirumuskan ternyata dapat direalisasikan dan mencapai tujuan yang diharapkan. Perencanaan yang buruk adalah ketika apa yang telah dirumuskan dan ditetapkan ternyata tidak berjalan dalam implementasi, sehingga tujuan organisasi menjadi tidak terwujud. Terkait dengan hal tersebut di atas,

DEFINISI PERENCANAAN MENURUT PARA AHLI

Siagian (1994) Perencanaan adalah keseluruhan proses pemikiran dan penentuan secara matang daripada hal-hal yang akan dikerjakan di masa yang akan datang dalam rangka pencapaian yang telah ditentukan.

D. Conyers dan Hills (1984): Perencanaan adalah proses yang kontinyu, terdiri dari keputusan atau pilihan dari berbagai cara untuk menggunakan sumber daya yang ada, dengan sasaran untuk mencapai tujuan tertentu di masa mendatang.

MT Todaro (Economic Development, 7 th ed., 2000): Perencanaan Ekonomi adalah upaya pemerintah secara sengaja untuk mengkoordinir pengambilan keputusan ekonom dalam jangka panjang serta mempengaruhi, mengatur dan dalam beberapa hal mengontrol tingkat dan laju pertumbuhan berbagai variable ekonomi yang utama untuk mencapai tujuan pembangunan yang tela ditentukan sebelumnya.

Robbins dan Coulter (2002) mendefinisikan perencanaan sebagai sebuah proses yang meliputi dari penetapan tujuan organisasi, menentukan strategi untuk pencapaian tujuan organisasi tersebut secara menyeluruh, serta merumuskan sistem perencanaan yang menyeluruh untuk mengintegrasikan dan mengoordinasikan seluruh pekerjaan organisasi hingga tercapainya tujuan organisasi.

  

ALASAN PENTINGNYA PERENCANAAN

• Perencanaan menghilangkan ketidakpastian
• Perencanaan menghasilkan usaha yang terkoordinasi
• Perencanaan mengurangi kegiatan yang tumpang tindih dan sia-sia
• Perencanaan dapat meminimalkan pemborosan waktu dan sumber daya
• Digunakan sebagai standar untuk mengendalikan

  

FUNGSI DARI PERENCANAAN

Robbins dan Coulter (2002) menjelaskan bahwa paling tidak ada empat fungsi dari perencanaan,

Perencanaan sebagai Pengarah

Perencanaan akan menghasilkan upaya untuk meraih sesuatu dengan cara yang lebih terkoordinasi.

Perencanaan sebagai Minimalisasi Ketidakpastian

Dengan adanya perencanaan, diharapkan ketidakpastian yang mungkin akan terjadi di masa yang akan datang dapat diantisipasi jauh-jauh hari.

Perencanaan sebagai Minimalisasi Pemborosan Sumber Daya

Jika perencanaan dilakukan dengan baik, maka jumlah sumber daya yang diperlukan, dengan cara bagaimana penggunaannya, dan untuk penggunaan apa saja dengan lebih baik dipersiapkan sebelum kegiatan dijalankan. 

Perencanaan sebagai Penetapan Standar dalam Pengawasan Kualitas

Perencanaan berfungsi sebagai penetapan standar kualitas yang harus dicapai oleh perusahaan dan diawasi pelaksanaannya dalam fungsi pengawasan manajemen. 

PERSYARATAN PERENCANAAN

Perencanaan yang baik tentunya perlu dirumuskan. Perencanaan yang baik paling tidak memiliki berbagai persyaratan yang harus dipenuhi, yaitu

• Faktual Atau Realistis.
• Logis Dan Rasional. 
• Fleksibel. 
• Komitmen.
• Komprehensif. 

JENIS-JENIS PERENCANAAN

1.      Luasnya rencana strategis dan rencana operasional

  

Rencana Strategis	Rencana Operasional
Berlaku bagi organisasi secara keseluruhan dan menjadi sasaran umum organisasi    Kerangka waktu lebih panjang dan didesain oleh manajer tingkat tinggi    Mencakup perumusan sasaran    Renstra berkaitan dengan hubungan antara orang disebuah organisasi dan orang yang bertindak diorganisasi lain	Berisi rincian untuk melaksanakan dan mengimplementasikan rencana strategis     Periode waktu yang pendek (bulanan, mingguan, harian)     Mendefinisikan cara untuk mencapai sasaran     Rencana operasional berhubungan dengan orang lain didalam satu organisasi

2.      Kerangka waktu

Rencana jangka panjang dan rencana jangka pendek. Rencana jangka panjang memerlukan waktu lebih dari 3 tahun sedangkan jangka pendek mencakup satu tahun atau kurang

3.      Kekhususan

Terdiri dari rencana spesifik dan rencana pengarah. Spesifik plan adalah rencana yang didefinisikan dengan jelas dan tidak memberi ruang untuk penafsiran. Sedangkan directional plan adalah rencana yang fleksibel dan yang penjadi pedoman umum

4.      Frekuensi penggunaan

Terdiri dari rencana sekalipakai dan rencana terus-menerus. Rencana sekali pakai adalah rencana yang digunakan sekali saja yang secara khusus dirancang untuk memenuhi kebutuhan situasi yang unik. Sedangkan rencana terus-menerus adalah rencana yang berkesinambungan yang menjadi pedoman bagi kegiatan-kegiatan yang dilakukan secara berulang-ulang

TAHAPAN PERENCANAAN

Semua kegiatan perencanaan pada dasarnya melalui empat ta­hap berikut ini :

Tahap 1 : Menetapkan tujuan atau serangkaian tujuan. Peren­canaan dimulai dengan keputusan-keputusan tentang keiriginan atau kebutuhan organisasi atau kelompok kerja. 

Tahap 2: Merumuskan keadaan saat ini. Pemahaman akan po­sisi perusahaan sekarang dari` tujuan yang hendak dicapai atau sumber daya-sumber daya yang tersedia untuk pencapaian tujuan, adalah sa­ngat penting, karena tujuan dan rencana menyangkut waktu yang akan datang. 

Tahap 3: Mengidentifikasikan segala kemudahan dan hambat­an. Segala kekuatan dan kelemahan serta kemudahan dan hambatan perlu diidentiiilcasikan untuk mengukur kemampuan organisasi da­lam mencapai tujuan.

Tahap 4 : Men.gembangkan rencana atau serangkaian kegiatan untuk pencapaian tujuan. Tahap terakhir dalam proses perencanaan meliputi pengembangan berbagai alternatif kegiatan untuk pencapai an tujuan, penilaian alternatif-alternatif tersebut dan pemilihan al­ternatif terbaik (paling memuaskan) di antara berbagai alternatif yang ada.

TUJUAN DAN RENCANA DALAM PERENCANAAN

Tujuan (goals) pada dasarnya adalah hasil akhir yang diharapkan dapat diraih atau dicapai oleh individu, kelompok, atau seluruh organisasi. Dalam pengertian bahasa Inggris, kadangkala dibedakan antara objectives dan goals. 

Rencana (plans) adalah segala bentuk konsep dan dokumentasi yang menggambarkan bagaimana tujuan akan dicapai dan bagaimana sumber daya perusahaan akan dialokasikan, penjadwalan dari proses pencapaian tujuan, hingga segala hal yang terkait dengan pencapaian tujuan. Sebagai seorang manajer perencanaan, tujuan dan rencana adalah sesuatu yang harus dirumuskan olehnya.