PENGADAAN SUMBERDAYA MANUSIA

 A.    PENTINGNYA PENGADAAN

Menurut Hasibuan (2007) pengadaan atau Procurement adalah fungsi operasional pertama MSDM.  Karyawan merupakan asset utama perusahaan oleh karena itu kualitas dan kuantitas karyawan harus sesuai dengan kebutuhan perusahaan, supaya efektif dan efisien menunjang tercapainya tujuan perusahaan. Penempatan tenaga kerja harus tepat sesuai dengan keinginannya dan keahliannya sehingga gairah kerja dan kedisiplinan akan muncul.

Pengadaan karyawan harus didasarkan pda prinsip APA kemudian baru SIAPA. APA artinya terlebih dahulu menetapkan pekerjaan-pekerjaan berdasarkan uraian pekerjaan (JOB DESCRIPTION). SIAPA artinya kita mencari orang yang tepat untuk menduduki jabatan tersebut berdasarkan spesifikasi pekerjaan (JOB SPESIFICATION).

Pengadaan karyawan harus mendapat perhatian yang serius serta didasarkan pada:

a.       Analisis pekerjaan (job analysis)

b.      Uraian pekerjaan (job descriptions)

c.       Spesifikasi pekerjaan (job specification)

d.      Persyaratan pekerjaan (job requirement)

e.       Evaluasi kerja (job evaluation)

f.       Penyederhanaan pekerjaan (work simplification)

g.      Perluasan pekerjaan (job enlargement)

h.      Pengayaan pekerjaan (job enrichment)

a.       Analisis Pekerjaan

Analisis pekerjaan (job analysis) perlu dilakukan agar dapat mendesain organisasi serta menetapkan uraian pekerjaan, spesifikasi pekerjaan dan evaluasi pekerjaan. Analisis pekerjaaan adalah menganalisis dan mendesain pekerjaan apa saja yan harus dikerjakan, siapa yang mengerjakan, kapan, dimana,  bagaimana mengerjakan dan mengapa pekerjaan itu harus dikerjakan. Analisis pekerjaan adalah informasi tertulis mengenai pekerjaan apa saja yang harus dikerjaakan dalam suatu perusahaan agar tujuan tercapai.

Langkah-langkah analisis pekerjaan

Proses dalam menganalisis pekerjaan melalui langkah sebagai berikut:

1)      Menentukan penggunaaan hasil informasi analisis pekerjaan

Mengetahui secara jelas kegunaan informasi analisis pekerjaannya

2)      Mengumpulkan informasi tentang latar belakang

Mengumpulkan dan mengkualifikasikan data, meninjau informasi latar belakang seperti bagan organisasi, bagan proses, uraian pekerjaan.

3)      Menyeleksi orang yang akan diserahi jabatan yang akan dianalisis.

4)      Mengumpulkan informasi analisis pekerjaan.

Menghimpun data tentang aktivitas pekerjaan, perilaku karywan yang diperlukan, kondisi kerja, syarat personel yang akan melaksanakn pekerjaan

5)      Meninjau informasi Degnan pikhak-pihak yang berkepentingan

Menyediakan informasi tentang hakikat dan fungsi pekerjaan.

6)      Menyusun uraian pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan

7)      Memperhitungkan perkembangan perusahaan.

 b.      Uraian pekerjaan

Uraian pekerjaan (job description) disusun berdasarkan informasi yang telah dihasilkan oleh analisis pekerjaan. Uraian pekerjaan biasanya digunakan untuk pekerja operasional sedangkan uraian jabatan untuk tenaga kerja manajerial.

Uraian pekerjaan adalah informasi tertulis yang menguraikan tugas dan tanggung jawab, kondisi pekerjaan, hubungan pekerjaan dan aspek-aspek pekerjaan pada suatu jabatan tertentu dalam organisasi. Uraian pekerjaan harus jelas dan mudah dipahami serta menguraikan hal-hal sebagai berikut:

1)      Identifikasi pekerjaan / jabatan ; memberikan nama jabatan

2)      Hubungan tugas dan tanggung jawab; perincian tugas dan tanggung jawab secara nyata. Menunjukan hubungan antara pejabat dengan orang lain didalam maupun diluar organisasi.

3)      Standar wewenang dan pekerjaan;  kewenangan dan prestasi yang harus dicapai setiap pejabat harus jelas

4)      Syarat kerja harus diuraikan jelas; alat-alat, mesin, bahan baku yang akan digunakan

5)      Ringkasan pekerjaan,

6)      Penjelasan tentang jabatan dibawah dan diatasnya. 

c.       Spesifikasi kerja

Spesifikasi kerja / job specification disusun berdasarkan uraian pekerjaan dengan menjawab pertanyaan tentang ciri, karakteristik, Pendidikan, pengalaman dari orang yang akan melaksanakan pekerjaan.

Spesifikasi pekerjaan adalah uraian persyaratan kualitas minimum calon karyawan atau kompetensi karyawan. Spesifikasi kerja berisi tentang:

1)      Tingkat Pendidikan

2)      Jenis kelamin pekerja

3)      Keadaan fisik perkerja

4)      Pengetahuan dan kecakapan pekerja

5)      Batas umur

6)      Nikah atau belum

7)      Minat pekerja

8)      Emosi dn tempramen

9)      Pengalaman kerja

d.      Persyaratan pekerjaan (job requirement) adalah persyaratan jabatan tentang keterampilan yang dikehendaki.

e.       Evaluasi pekerjaan

Job evaluation adalah menilai berat atau ringan, mudah atau sulit, besar atau kecil resiko pekerjaan dna memberikan nama, rangking serta harga / gaji suatu pekerjaan.

Jika pekerjaan berat, sulit, resiko tinggi dan rangking jabatan semakin tinggi maka harga / gaji semakin besar. Begitu sebaliknya.

f.       Penyederhanaan pekerjaan

Penyederhanaan pekerjaan / work simplification adalah penggunaan logika untuk mencari penggunaan yang paling ekonomis dari usaha manusia, materi, mesin, waktu dan ruangan agar cara-cara yang paling baik dan paling mudah dalam mengerjakan pekerjaan dapat digunakan. Prinsipnya adalah agar pemborosan dapat ditiadakan.

g.      Perluasan pekerjaan

Perluasan pekerjaan adalah memperbanyak tugas atau pekerjaan kepada seseorang karyawan dalam jabatannya untuk meningkatkan variasi pekerjaan dan mengurangi sifat pekerjaan yang membosankan. Dengan pengetahuan dan keterampilan yang masih tetap, namun tambahan pekerjaan dapat dikerjakan.

Dalam kasus perluasan pekerjaan masalah pokok adalah menghentikan spesialisasi yang berlebihan untuk mengurangi kebosanan dan sifat monoton. Dengan cara ini diharapkan akan dihasilkan prestasi yang lebih baik dan membuat karywan lebih terpusatkan dan termotivasi.

h.      Pengayaan pekerjaan

Pengayaan pekerjaan adalah perluasan pekerjaan dan tanggung jawab secara vertikal yang akan dikerjakan seseorang pejabat dalam jabatannya. Perluasan  secara vertikal diterapkan untuk dapat memberikan kepada karyawan kepuasan lebih besar dan kesempatan bagi pengembangan karirnya. Para karyawan diberi kesempatan untuk berpartisipasi dalam kegiatan-kegiatan manajerial.

B.     PROSES PENGADAAN / PEREKRUTAN KARYAWAN

Proses atau langkah-langkah dalam perekrutan karyawan meliputi:

1.      Peramalan kebutuhan tenaga kerja

Peramalan kebutuhan tenaga kerja harus didasarkan pada informasi internal dan eksternal perusahaan:

a.       Jumlah produksi

b.      Ramalan-ramalan usaha; situasi perekonomian dan siklus usaha

c.       Perluasan perusahaan

d.      Perkembangan teknologi

e.       Tingkat permintaan dan penawaran tenaga kerja

f.       Perencanan karier pegawai

2.      Rekrutmen karyawan

Rekrutmen karyawan dipengaruhi oleh:

a.       Balas jasa yang diberikan

b.      Status karyaawan

c.       Kesempatan promosi

d.      Job specification

e.       Metode rekrutmen

f.       Soliditas perusahaan

g.      Peraturan peburuhan

h.      Penawaran tenaga kerja

3.      Seleksi penerimaan karyawan

4.      Penempatan dan orientasi karyawan