Manajemen; Perencanaan

Para ahli manajemen menempatkan perencanaan sebagai fungsi manajemen primer karena perencanaan menjadi dasar bagi semua fungsi lain yang dilakukan oleh para manajer. Perencanaan adalah proses yang berkesinambungan dan menyesuaikan dengan perubahan yang terjadi dilingkungan sekitar setiap organisasi.

Perencanaan yang baik adalah ketika apa yang dirumuskan ternyata dapat direalisasikan dan mencapai tujuan yang diharapkan. Perencanaan yang buruk adalah ketika apa yang telah dirumuskan dan ditetapkan ternyata tidak berjalan dalam implementasi, sehingga tujuan organisasi menjadi tidak terwujud. Terkait dengan hal tersebut di atas,

DEFINISI PERENCANAAN MENURUT PARA AHLI

Siagian (1994) Perencanaan adalah keseluruhan proses pemikiran dan penentuan secara matang daripada hal-hal yang akan dikerjakan di masa yang akan datang dalam rangka pencapaian yang telah ditentukan.

D. Conyers dan Hills (1984): Perencanaan adalah proses yang kontinyu, terdiri dari keputusan atau pilihan dari berbagai cara untuk menggunakan sumber daya yang ada, dengan sasaran untuk mencapai tujuan tertentu di masa mendatang.

MT Todaro (Economic Development, 7 th ed., 2000): Perencanaan Ekonomi adalah upaya pemerintah secara sengaja untuk mengkoordinir pengambilan keputusan ekonom dalam jangka panjang serta mempengaruhi, mengatur dan dalam beberapa hal mengontrol tingkat dan laju pertumbuhan berbagai variable ekonomi yang utama untuk mencapai tujuan pembangunan yang tela ditentukan sebelumnya.

Robbins dan Coulter (2002) mendefinisikan perencanaan sebagai sebuah proses yang meliputi dari penetapan tujuan organisasi, menentukan strategi untuk pencapaian tujuan organisasi tersebut secara menyeluruh, serta merumuskan sistem perencanaan yang menyeluruh untuk mengintegrasikan dan mengoordinasikan seluruh pekerjaan organisasi hingga tercapainya tujuan organisasi.

  

ALASAN PENTINGNYA PERENCANAAN

• Perencanaan menghilangkan ketidakpastian
• Perencanaan menghasilkan usaha yang terkoordinasi
• Perencanaan mengurangi kegiatan yang tumpang tindih dan sia-sia
• Perencanaan dapat meminimalkan pemborosan waktu dan sumber daya
• Digunakan sebagai standar untuk mengendalikan

  

FUNGSI DARI PERENCANAAN

Robbins dan Coulter (2002) menjelaskan bahwa paling tidak ada empat fungsi dari perencanaan,

Perencanaan sebagai Pengarah

Perencanaan akan menghasilkan upaya untuk meraih sesuatu dengan cara yang lebih terkoordinasi.

Perencanaan sebagai Minimalisasi Ketidakpastian

Dengan adanya perencanaan, diharapkan ketidakpastian yang mungkin akan terjadi di masa yang akan datang dapat diantisipasi jauh-jauh hari.

Perencanaan sebagai Minimalisasi Pemborosan Sumber Daya

Jika perencanaan dilakukan dengan baik, maka jumlah sumber daya yang diperlukan, dengan cara bagaimana penggunaannya, dan untuk penggunaan apa saja dengan lebih baik dipersiapkan sebelum kegiatan dijalankan. 

Perencanaan sebagai Penetapan Standar dalam Pengawasan Kualitas

Perencanaan berfungsi sebagai penetapan standar kualitas yang harus dicapai oleh perusahaan dan diawasi pelaksanaannya dalam fungsi pengawasan manajemen. 

PERSYARATAN PERENCANAAN

Perencanaan yang baik tentunya perlu dirumuskan. Perencanaan yang baik paling tidak memiliki berbagai persyaratan yang harus dipenuhi, yaitu

• Faktual Atau Realistis.
• Logis Dan Rasional. 
• Fleksibel. 
• Komitmen.
• Komprehensif. 

JENIS-JENIS PERENCANAAN

1.      Luasnya rencana strategis dan rencana operasional

  

Rencana Strategis	Rencana Operasional
Berlaku bagi organisasi secara keseluruhan dan menjadi sasaran umum organisasi    Kerangka waktu lebih panjang dan didesain oleh manajer tingkat tinggi    Mencakup perumusan sasaran    Renstra berkaitan dengan hubungan antara orang disebuah organisasi dan orang yang bertindak diorganisasi lain	Berisi rincian untuk melaksanakan dan mengimplementasikan rencana strategis     Periode waktu yang pendek (bulanan, mingguan, harian)     Mendefinisikan cara untuk mencapai sasaran     Rencana operasional berhubungan dengan orang lain didalam satu organisasi

2.      Kerangka waktu

Rencana jangka panjang dan rencana jangka pendek. Rencana jangka panjang memerlukan waktu lebih dari 3 tahun sedangkan jangka pendek mencakup satu tahun atau kurang

3.      Kekhususan

Terdiri dari rencana spesifik dan rencana pengarah. Spesifik plan adalah rencana yang didefinisikan dengan jelas dan tidak memberi ruang untuk penafsiran. Sedangkan directional plan adalah rencana yang fleksibel dan yang penjadi pedoman umum

4.      Frekuensi penggunaan

Terdiri dari rencana sekalipakai dan rencana terus-menerus. Rencana sekali pakai adalah rencana yang digunakan sekali saja yang secara khusus dirancang untuk memenuhi kebutuhan situasi yang unik. Sedangkan rencana terus-menerus adalah rencana yang berkesinambungan yang menjadi pedoman bagi kegiatan-kegiatan yang dilakukan secara berulang-ulang

TAHAPAN PERENCANAAN

Semua kegiatan perencanaan pada dasarnya melalui empat ta­hap berikut ini :

Tahap 1 : Menetapkan tujuan atau serangkaian tujuan. Peren­canaan dimulai dengan keputusan-keputusan tentang keiriginan atau kebutuhan organisasi atau kelompok kerja. 

Tahap 2: Merumuskan keadaan saat ini. Pemahaman akan po­sisi perusahaan sekarang dari` tujuan yang hendak dicapai atau sumber daya-sumber daya yang tersedia untuk pencapaian tujuan, adalah sa­ngat penting, karena tujuan dan rencana menyangkut waktu yang akan datang. 

Tahap 3: Mengidentifikasikan segala kemudahan dan hambat­an. Segala kekuatan dan kelemahan serta kemudahan dan hambatan perlu diidentiiilcasikan untuk mengukur kemampuan organisasi da­lam mencapai tujuan.

Tahap 4 : Men.gembangkan rencana atau serangkaian kegiatan untuk pencapaian tujuan. Tahap terakhir dalam proses perencanaan meliputi pengembangan berbagai alternatif kegiatan untuk pencapai an tujuan, penilaian alternatif-alternatif tersebut dan pemilihan al­ternatif terbaik (paling memuaskan) di antara berbagai alternatif yang ada.

TUJUAN DAN RENCANA DALAM PERENCANAAN

Tujuan (goals) pada dasarnya adalah hasil akhir yang diharapkan dapat diraih atau dicapai oleh individu, kelompok, atau seluruh organisasi. Dalam pengertian bahasa Inggris, kadangkala dibedakan antara objectives dan goals. 

Rencana (plans) adalah segala bentuk konsep dan dokumentasi yang menggambarkan bagaimana tujuan akan dicapai dan bagaimana sumber daya perusahaan akan dialokasikan, penjadwalan dari proses pencapaian tujuan, hingga segala hal yang terkait dengan pencapaian tujuan. Sebagai seorang manajer perencanaan, tujuan dan rencana adalah sesuatu yang harus dirumuskan olehnya.

MANAJER DALAM MANAJEMEN

 A.  Peran Manajer dalam Organisasi

Manajer adalah seorang perencana, pengorganisasi, pemimpin (atau pengarah) dan pengawas. Manajer dapat diklasifikasikan dengan dua cara, yaitu: berdasarkan tingkatan manajemen dalam suatu organisasi dan berdasarkan kegiatan-kegiatan organisasi untuk mana mereka bertanggung jawab.

Henry Mintzberg, seorang ahli riset ilmu manajemen, mengemukakan bahwa ada sepuluh peran yang dima-inkan oleh manajer di tempat kerjanya. Ia kemudi-an mengelompokan kesepuluh peran itu ke dalam tiga kelompok. yang pertama adalah peran antar pribadi, yaitu melibatkan orang dan kewajiban lain, yang bersifat seremonial dan simbolis. Peran ini meliputi peran seba-gai figur untuk anak buah, pemimpin, dan penghubung. Yang kedua adalah peran informasional, meliputi peran manajer sebagai pemantau dan penyebar informasi, serta peran sebagai juru bicara. Yang ketiga adalah peran pengambilan keputusan, meliputi peran sebagai seorang wirausahawan, pemecah masalah, pembagi sumber daya, dan perunding.

Mintzberg kemudian menyimpulkan bahwa secara garis besar, aktivitas yang dilakukan oleh manajer adalah berinteraksi dengan orang lain.

B.   Tingkatan Manajer

Tingkatan manajemen dalam organisasi akan membagi manajer menjadi tiga golongan yang berbeda, yaitu:

1.      Manajer Lini-pertama (First Line Manager)

    Tingkatan paling rendah dalam suatu organisasi yang memimpin dan mengawasi tenaga-tenaga operasional. Disebut manak\jemen lini/garis-pertama (first-line atau first-level). Para manajer ini sering disebut dengan kepala atau pimpinan (leader), mandor (foreman), dan penyelia (supervisor). Misalnya adalah: mandor dalam pabrik, kepala seksi yang langsung membawahi tenaga administrasi dan pembukuan.

2.      Manajer menengah (Middle Manager)

    Manajemen menengah dapat meliputi beberapa tingkatan dalam suatu organisasi. Para manajer menengah membawahi dan mengarahkan kegiatan-kegiatan para manajer lainnya dan kadang-kadang juga karyawan operasional. Para manajer ini sering disebut manajer departemen, kepala pengawas (superintendents), dan sebagainya. Misalnya kepala bagian yang membawahi beberapa kepala seksi, atau kepala sub divisi yang membawahi beberapa kepala bagian.

3.      Manajer puncak (Top Manager)

Lazimnya menyebut manajer puncak sebagai General Manajer, Presiden Direktur, CEO (Chief Executive Officer). Klasifikasi manajer tertinggi ini terdiri dari sekelompok kecil eksekutif. Manajemen puncak bertanggung jawab atas keseluruhan manajemen organisasi. Sebutan bagi manajer puncak adalah direktur, presiden, kepala divisi, wakil presiden senior, dan sebagainya.

Tingkatan-tingkatan manajemen dalam suatu organisasi dapat digambarkan sebagai berikut:

C.  Keahlian-keahlian Manajemen

Keahlian manajemen (managerial skills) yang diperlukan oleh setiap orang yang terlibat dalam kegiatan organisasi, khususnya organisasi bisnis. Keahlian-keahlian tersebut meliputi sebagai berikut:

1.      Keahlian teknis (technical skills), yaitu, seperti mengoperasikan komputer, mendesain bangunan, membuat layout perusahaan, dan lain sebagainya.

2.      Keahlian berkomunikasi dan berinteraksi dengan masyarakat (human relation skills), keahlian dalam bernegosiasi, memotivasi, meyakinkan orang, dan lain sebagainya.

3.      Keahlian konseptual (conceptual skills), berpikir secara abstrak, sistematis, mendiagnosa dan menganalisis ber­bagai masalah bahkan keahlian untuk mem­prediksi di masa yang akan datang.

4.      Keahlian dalam pengambilan keputusan (decision making skills), mengidentifikasi masalah sekaligus menawarkan berbagai alternatif solusi atas permasalahan yang dihadapi.

5.      Keahlian dalam mengelola waktu (time management skills), memanfaatkan waktu secara efektif dan efisien.

D.    Keterampilan Manajer

Robert L. Katz pada tahun 1970-an mengemukakan bahwa setiap manajer membutuhkan minimal tiga keteram-pilan dasar. Ketiga keterampilan tersebut adalah:

1.   Keterampilan konseptual (conceptional skill)

Manajer tingkat atas (top manager) harus memiliki keterampilan untuk membuat konsep, ide, dan gagasan demi kemajuan organisasi. Gagasan atau ide serta konsep tersebut kemudian haruslah dijabarkan menjadi suatu rencana kegiatan untuk mewujudkan gagasan atau konsepnya itu. Proses penjabaran ide menjadi suatu rencana kerja yang konkret itu biasa-nya disebut sebagai proses perencanaan atau planning. Oleh karena itu, keterampilan konsepsional juga merupakan keterampilan untuk membuat rencana kerja.

2.   Keterampilan berhubungan dengan orang lain (humanity skill)

Selain kemampuan konsepsional, manajer juga perlu dilengkapi dengan keterampilan berkomunikasi atau keterampilan berhubungan dengan orang lain, yang disebut juga keterampilan kemanusiaan. Komunikasi yang persuasif harus selalu diciptakan oleh manajer terhadap bawahan yang dipimpinnya. Dengan komunikasi yang persuasif, bersahabat, dan kebapakan akan membuat karyawan merasa dihargai dan kemudian mereka akan bersikap terbuka ke-pada atasan. Keterampilan berkomunikasi diper-lukan, baik pada tingkatan manajemen atas, menengah, maupun bawah.

3.   Keterampilan teknis (technical skill)

Keterampilan ini pada umumnya merupakan bekal bagi manajer pada tingkat yang lebih rendah. Keterampilan teknis ini merupakan kemampuan untuk menjalankan suatu pekerjaan tertentu, misal-nya menggunakan program komputer, memperbaiki mesin, membuat kursi, akuntansi dan lain-lain.

Selain tiga keterampilan dasar di atas, Ricky W. Griffin menambahkan dua keterampilan dasar yang perlu dimi-liki manajer, yaitu:

1.   Keterampilan manajemen waktu

Merupakan keterampilan yang merujuk pada ke-mampuan seorang manajer untuk menggunakan waktu yang dimilikinya secara bijaksana. Griffin mengajukan contoh kasus Lew Frankfort dari Co-ach. Pada tahun 2004, sebagai manajer, Frankfort digaji $2.000.000 per tahun. Jika diasumsikan bah-wa ia bekerja selama 50 jam per minggu dengan waktu cuti 2 minggu, maka gaji Frankfort setiap jamnya adalah $800 per jam—sekitar $13 per me-nit. Dari sana dapat kita lihat bahwa setiap menit yang terbuang akan sangat merugikan perusahaan. Kebanyakan manajer, tentu saja, memiliki gaji yang jauh lebih kecil dari Frankfort. Namun, waktu yang mereka miliki tetap merupakan aset berharga, dan menyianyiakannya berarti membuang-buang uang dan mengurangi produktivitas perusahaan.

2.   Keterampilan membuat keputusan

Merupakan kemampuan untuk mendefinisikan masalah dan menentukan cara terbaik dalam meme-cahkannya. Kemampuan membuat keputusan ada-lah yang paling utama bagi seorang manajer, ter-utama bagi kelompok manajer atas (top manager). Griffin mengajukan tiga langkah dalam pembuatan keputusan. Pertama, seorang manajer harus men-definisikan masalah dan mencari berbagai alternatif yang dapat diambil untuk menyelesaikannya. Ke-dua, manajer harus mengevaluasi setiap alternatif yang ada dan memilih sebuah alternatif yang diang-gap paling baik. Dan terakhir, manajer harus meng-implementasikan alternatif yang telah ia pilih serta mengawasi dan mengevaluasinya agar tetap berada di jalur yang benar.

E.      Etika

Etika manajerial adalah standar prilaku yang memandu manajer dalam pekerjaan mereka. Ada tiga kategori klasifikasi menurut Ricky W. Griffin:

·         Perilaku terhadap karyawan Perilaku terhadap organisasi

·         Perilaku terhadap agen ekonomi lainnya

·         Perilaku terhadap agen ekonomi lainnya