PERENCANAAN SUMBER DAYA MANUSIA

PENGERTIAN 

Perencanaan merupakan suatu kegiatan atau proses yang sangat penting dalam berbagai kegiatan dalam suatu organisasi, termasuk dalam Manajemen Sumber Daya Manusia, sebab perencaan merupakan prasyarat pelaksaan kegiatan yang akan dilakukan.

Berbagai definisi perencanaan sumber daya manusia 

1.   Handoko (1997), Perencanaan sumber daya manusia atau perencanaan tenaga kerja merupakan serangkaian kegiatan yang dilakukan untuk mengantisipasi permintaan-permintaan bisnis dan lingkungan pada organisasi di waktu yang akan datang dan untuk memenuhi kebutuhan-kebutuhan tenaga kerja yang ditimbulkan oleh kondisi-kondisi tersebut.

2.      Andrew E. Sikula (1981;145) mengemukakan bahwa: “Perencanaan sumber daya manusia atau perencanaan tenaga kerja didefinisikan sebagai proses menentukan kebutuhan tenaga kerja dan berarti mempertemukan kebutuhan tersebut agar pelaksanaannya berinteraksi dengan rencana organisasi”.

3.      George Milkovich dan Paul C. Nystrom (Dale Yoder, 1981:173). Perencanaan SDM merupakan proses analisis dan identifikasi tersedianya kebutuhan akan sumber daya manusia sehingga organisasi tersebut dapat mencapai tujuannya.

4.      George R.Terry mengatakan bahwa perencanaan adalah memilih dan menghubungkan fakta dan membuat serta menggunakan asumsi-asumsi mengenai masa yang akan datang dengan jalan menggambarkan dan merumuskan kegiatan-kegiatan yang diperlukan untuk mencapai hasil yang diinginkan.

  TUJUAN 

Perencanaan sumber daya manusia mempunyai tujuan yaitu, menurut  Malayu S.P. Hasibuan :

1.      menentukan kualitas dan kuantitas karyawan yang akan mengisi semua jabatan 

2.   menjamin tersedianya tenaga kerja masa kini maupun masa depan

3.     menghindari terjadinya mismanajemen dan tumpang tindih 

4.  mempermudah koordinasi, integrasi, dan sinkronisasi 

5.      menghindari kekurangan dan/atau kelebihan karyawan.

6.     pedoman dalam menetapkan program penarikan, seleksi, pengembangan, kompensasi, pengintegrasian, pemeliharaan, kedisiplinan, dan pemberhentian karyawan.

 MANFAAT 

Menurut  (Fitzal Rivai, 2004)

1.      Perusahaan dapat memanfaatkan sumber daya manusia yang ada dalam perusahaan secara lebih baik. 

2.      Melalui perencanaan sumber daya manusia yang matang, efektifitas kerja juga dapat lebih ditingkatkan apabila sumber daya manusia yang ada telah sesuai dengan kebutuhan perusahaan. 

3.    Produktivitas dapat lebih ditingkatkan apabila memiliki data tentang pengetahuan, pekerjaan, pelatihan yang telah diikuti oleh sumber daya manusia. 

4.      Perencanaan sumber daya manusia berkaitan dengan penentuan kebutuhan tenaga kerja di masa depan, baik dalam arti jumlah dan kualifikasinya untuk mengisi berbagai jabatan dan menyelengarakan berbagai aktivitas baru kelak.

5.      Salah satu segi manajemen sumber daya manusia yang dewasa ini dirasakan semakin penting ialah penaganan informasi ketenagakerjaan. 

 HAMBATAN DAN TANTANGAN 

Hambatan 

a.       Tujuan yang tidak tepat
b.      System kompensasi yang tidak tepat
c.       Lingkungan eksternal yang tidak komplek dan dinamis
d.      Kondisi persaingan yang semakin tajam
e.       Keengganan untuk mengubah tujuan
f.        Tidak memahami organisasi yang semakin dinamis
g.      Terjadi konflik internal organisasi antara manajemen dan buruh

 Tantangan 

a.       Tantangan eksternal, meliputi: bidang Ekonomi, sosial politik, perundang-undangan, teknologi, dan persaingan

b.      Tantangan internal, meliputi: anggaran, estimasi produk dan penjualan, usaha atau kegiatan baru, dan sebagainya.

PROSES DALAM PERENCANAAN 

 Strategi SDM adalah alat yang digunakan untuk membantu organisasi untuk mengantisipasi dan mengatur penawaran dan permintaan SDM. Strategi SDM ini memberikan arah secara keseluruhan mengenai bagaimana kegiatan SDM akan dikembangkan dan dikelola. Pengembangan rencana SDM merupakan rencana jangka panjang.

Adapun proses perencanaan tersebut adalah:

a.       Prosedur perencanaan SDM.

b.      Menetapkan secara jelas kualitas dan kuantitas SDM yang dibutuhkan.

c.       Mengumpulkan data dan informasi tentang SDM.

d.      Mengelompokkan data dan informasi serta menganalisisnya.

e.       Menetapkan beberapa alternative.

f.        Memilih yang terbaik dari alternative yang ada menjadi rencana.

g.      Menginformasikan rencana kepada para karyawan untuk direalisasikan.

 

Perencanaan sumber daya manusia (Human Resource Planning) merupakan salah satu fungsi dalam Manajemen Sumber daya manusia yang mengorientasi pada bagaimana menyusun langkah-langkah strategi menyiapkan sumber daya manusia (pegawai/karyawan) dalam suatu organisasi secara tepat dalam jumlah dan kualitas yang diperlukan. Perencanaan SDM sebagai proses manajemen dalam menentukan pergerakan sumber daya manusia organisasi dari posisinya saat ini menuju posisi yang diinginkan di masa depan dengan menggunakan data sebagai pedoman perencanaan di masa depan.

PENGADAAN SUMBERDAYA MANUSIA

 A.    PENTINGNYA PENGADAAN

Menurut Hasibuan (2007) pengadaan atau Procurement adalah fungsi operasional pertama MSDM.  Karyawan merupakan asset utama perusahaan oleh karena itu kualitas dan kuantitas karyawan harus sesuai dengan kebutuhan perusahaan, supaya efektif dan efisien menunjang tercapainya tujuan perusahaan. Penempatan tenaga kerja harus tepat sesuai dengan keinginannya dan keahliannya sehingga gairah kerja dan kedisiplinan akan muncul.

Pengadaan karyawan harus didasarkan pda prinsip APA kemudian baru SIAPA. APA artinya terlebih dahulu menetapkan pekerjaan-pekerjaan berdasarkan uraian pekerjaan (JOB DESCRIPTION). SIAPA artinya kita mencari orang yang tepat untuk menduduki jabatan tersebut berdasarkan spesifikasi pekerjaan (JOB SPESIFICATION).

Pengadaan karyawan harus mendapat perhatian yang serius serta didasarkan pada:

a.       Analisis pekerjaan (job analysis)

b.      Uraian pekerjaan (job descriptions)

c.       Spesifikasi pekerjaan (job specification)

d.      Persyaratan pekerjaan (job requirement)

e.       Evaluasi kerja (job evaluation)

f.       Penyederhanaan pekerjaan (work simplification)

g.      Perluasan pekerjaan (job enlargement)

h.      Pengayaan pekerjaan (job enrichment)

a.       Analisis Pekerjaan

Analisis pekerjaan (job analysis) perlu dilakukan agar dapat mendesain organisasi serta menetapkan uraian pekerjaan, spesifikasi pekerjaan dan evaluasi pekerjaan. Analisis pekerjaaan adalah menganalisis dan mendesain pekerjaan apa saja yan harus dikerjakan, siapa yang mengerjakan, kapan, dimana,  bagaimana mengerjakan dan mengapa pekerjaan itu harus dikerjakan. Analisis pekerjaan adalah informasi tertulis mengenai pekerjaan apa saja yang harus dikerjaakan dalam suatu perusahaan agar tujuan tercapai.

Langkah-langkah analisis pekerjaan

Proses dalam menganalisis pekerjaan melalui langkah sebagai berikut:

1)      Menentukan penggunaaan hasil informasi analisis pekerjaan

Mengetahui secara jelas kegunaan informasi analisis pekerjaannya

2)      Mengumpulkan informasi tentang latar belakang

Mengumpulkan dan mengkualifikasikan data, meninjau informasi latar belakang seperti bagan organisasi, bagan proses, uraian pekerjaan.

3)      Menyeleksi orang yang akan diserahi jabatan yang akan dianalisis.

4)      Mengumpulkan informasi analisis pekerjaan.

Menghimpun data tentang aktivitas pekerjaan, perilaku karywan yang diperlukan, kondisi kerja, syarat personel yang akan melaksanakn pekerjaan

5)      Meninjau informasi Degnan pikhak-pihak yang berkepentingan

Menyediakan informasi tentang hakikat dan fungsi pekerjaan.

6)      Menyusun uraian pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan

7)      Memperhitungkan perkembangan perusahaan.

 b.      Uraian pekerjaan

Uraian pekerjaan (job description) disusun berdasarkan informasi yang telah dihasilkan oleh analisis pekerjaan. Uraian pekerjaan biasanya digunakan untuk pekerja operasional sedangkan uraian jabatan untuk tenaga kerja manajerial.

Uraian pekerjaan adalah informasi tertulis yang menguraikan tugas dan tanggung jawab, kondisi pekerjaan, hubungan pekerjaan dan aspek-aspek pekerjaan pada suatu jabatan tertentu dalam organisasi. Uraian pekerjaan harus jelas dan mudah dipahami serta menguraikan hal-hal sebagai berikut:

1)      Identifikasi pekerjaan / jabatan ; memberikan nama jabatan

2)      Hubungan tugas dan tanggung jawab; perincian tugas dan tanggung jawab secara nyata. Menunjukan hubungan antara pejabat dengan orang lain didalam maupun diluar organisasi.

3)      Standar wewenang dan pekerjaan;  kewenangan dan prestasi yang harus dicapai setiap pejabat harus jelas

4)      Syarat kerja harus diuraikan jelas; alat-alat, mesin, bahan baku yang akan digunakan

5)      Ringkasan pekerjaan,

6)      Penjelasan tentang jabatan dibawah dan diatasnya. 

c.       Spesifikasi kerja

Spesifikasi kerja / job specification disusun berdasarkan uraian pekerjaan dengan menjawab pertanyaan tentang ciri, karakteristik, Pendidikan, pengalaman dari orang yang akan melaksanakan pekerjaan.

Spesifikasi pekerjaan adalah uraian persyaratan kualitas minimum calon karyawan atau kompetensi karyawan. Spesifikasi kerja berisi tentang:

1)      Tingkat Pendidikan

2)      Jenis kelamin pekerja

3)      Keadaan fisik perkerja

4)      Pengetahuan dan kecakapan pekerja

5)      Batas umur

6)      Nikah atau belum

7)      Minat pekerja

8)      Emosi dn tempramen

9)      Pengalaman kerja

d.      Persyaratan pekerjaan (job requirement) adalah persyaratan jabatan tentang keterampilan yang dikehendaki.

e.       Evaluasi pekerjaan

Job evaluation adalah menilai berat atau ringan, mudah atau sulit, besar atau kecil resiko pekerjaan dna memberikan nama, rangking serta harga / gaji suatu pekerjaan.

Jika pekerjaan berat, sulit, resiko tinggi dan rangking jabatan semakin tinggi maka harga / gaji semakin besar. Begitu sebaliknya.

f.       Penyederhanaan pekerjaan

Penyederhanaan pekerjaan / work simplification adalah penggunaan logika untuk mencari penggunaan yang paling ekonomis dari usaha manusia, materi, mesin, waktu dan ruangan agar cara-cara yang paling baik dan paling mudah dalam mengerjakan pekerjaan dapat digunakan. Prinsipnya adalah agar pemborosan dapat ditiadakan.

g.      Perluasan pekerjaan

Perluasan pekerjaan adalah memperbanyak tugas atau pekerjaan kepada seseorang karyawan dalam jabatannya untuk meningkatkan variasi pekerjaan dan mengurangi sifat pekerjaan yang membosankan. Dengan pengetahuan dan keterampilan yang masih tetap, namun tambahan pekerjaan dapat dikerjakan.

Dalam kasus perluasan pekerjaan masalah pokok adalah menghentikan spesialisasi yang berlebihan untuk mengurangi kebosanan dan sifat monoton. Dengan cara ini diharapkan akan dihasilkan prestasi yang lebih baik dan membuat karywan lebih terpusatkan dan termotivasi.

h.      Pengayaan pekerjaan

Pengayaan pekerjaan adalah perluasan pekerjaan dan tanggung jawab secara vertikal yang akan dikerjakan seseorang pejabat dalam jabatannya. Perluasan  secara vertikal diterapkan untuk dapat memberikan kepada karyawan kepuasan lebih besar dan kesempatan bagi pengembangan karirnya. Para karyawan diberi kesempatan untuk berpartisipasi dalam kegiatan-kegiatan manajerial.

B.     PROSES PENGADAAN / PEREKRUTAN KARYAWAN

Proses atau langkah-langkah dalam perekrutan karyawan meliputi:

1.      Peramalan kebutuhan tenaga kerja

Peramalan kebutuhan tenaga kerja harus didasarkan pada informasi internal dan eksternal perusahaan:

a.       Jumlah produksi

b.      Ramalan-ramalan usaha; situasi perekonomian dan siklus usaha

c.       Perluasan perusahaan

d.      Perkembangan teknologi

e.       Tingkat permintaan dan penawaran tenaga kerja

f.       Perencanan karier pegawai

2.      Rekrutmen karyawan

Rekrutmen karyawan dipengaruhi oleh:

a.       Balas jasa yang diberikan

b.      Status karyaawan

c.       Kesempatan promosi

d.      Job specification

e.       Metode rekrutmen

f.       Soliditas perusahaan

g.      Peraturan peburuhan

h.      Penawaran tenaga kerja

3.      Seleksi penerimaan karyawan

4.      Penempatan dan orientasi karyawan

EMPOWERING OF HUMAN RESOURCES

Pemberdayaan Sumber Daya Manusia (Empowering of Human resources atau Empowering Resources ) merupakan suatu aspek manajemen kunci dan strategis. Bila manusia tidak dapat memfungsikan daya, maka dapat dipastikan manajemen organisasi akan tidak efisien, tidak efektif. 

Membangun berarti melakukan kegiatan pembangunan, adalah suatu proses kegiatan yang sistematis, terencana, terpadu dan berkelanjutan untuk tercapainya sasaran dan tujuan yang lebih baik dibandingkan dengan keadaan sebelumnya, baik bagi diri manusia itu sendiri, bagi institusinya dimana ia berkarya, maupun bagi masyarakat lingkungan dimana manusia itu berdomisili mengaktifkan dayanya.

Definisi pemberdayaan menurut para ahli:

Stewart (2008), Pemberdayaan adalah kemampuan untuk mengusahakan agar sesuatu itu terjadi ataupun tidak sama sekali. Proses pemberdayaan, memberikan kemampuan dan wewenang kepada individu untuk dapat mengambil keputusan sendiri tanpa bergantung pada atasan.

Cook dan Macualy (2008), Pemberdayaan adalah perubahan yang terjadi pada manajemen yang dapat membantu menciptakan suatu lingkungan di mana setiap individu dapat menggunakan kemampuan dan energinya untuk perusahaan.

Kohn (2007), Pemberdayaan adalah hubungan antara personal yang berkelanjutan untuk membangun kepercayaan anatara bawahan dan atasan.

Clutterbuck (2008), Pemberdayaan adalah upaya mendorong dan memungkinkan invidu-individu untuk mengemban tanggung jawab pribadi atas upaya mereke memperbaiki cara melaksanakan pekerjaan-pekerjaan dan menyumbang pada pencapaian tujuan organisasi.

 PEMBERDAYAAN  KENAPA PERLU?

Keberadaan SDM dalam manajemen merupakan kunci untuk keberhasilan manajemen dalam  pelaksanaan  aktivitas untuk mencapai tujuan.

Sebanyak apapun ketersediaan sumber daya lainnya hanya dapat bermanfaat, apabila  diberdayakan oleh SDM yang handal. Usaha pencapaian tujuan organisasi menjadi tidak efisien dan tidak efektif apabila SDM tidak sesuai harapan.

Tujuan Pemberdayaan adalah terwujudnya SDM yang mempunyai kompetensi, adanya wewenang (authority) yang jelas dan dipercayai serta adanya tanggungjawab dalam organisasi. 

 MANFAAT PEMBERDAYAAN 

Sumberdaya yang tidak ber”daya” adalah sama dengan tidak ada sumber.

a.    Sebagai alat manajemen dalam memberdayakan sumber (resources) untuk pencapaian tujuan yang telah ditetapkan.

b.      Sebagai pembaharu manajemen .

c.       Sebagai inisiator 

d.      Sebagai mediator 

e.       Sebagai pemikir dalam rangka pengembangan organisasi 

MODEL PEMBERDAYAAN

Model pemberdayaan yang merupakan serangkaian proses yang dilakukan secara bertahap adalah sebagai berikut :

1. Desire.  Tahap pertama dalam model empowerment adalah adanya keinginan dari manajemen untuk mendelegasikan dan melibatkan pekerja. 

1. Pekerja diberi kesempatan untuk mengidentifikasi permasalahan yang sedang berkembang.
2. Memperkecil directive personality dan memperluas keterlibatan pekerja.
3. Mendorong terciptanya perspektif baru dan memikirkan kembali strategi kerja.
4. Menggambarkan keahlian team dan melatih karyawan untuk menguasai diri (self – control )

2. Trust. Setelah adanya keinginan dari manajemen untuk melakukan pemberdayaan, langkah selanjutnya adalah membangun kepercayaan antar manajemen dan karyawan. Adanya saling percaya antara anggota organisasi akan tercipta kondisi yang baik untuk pertukaran informasi dan saran tanpa adanya rasa takut. 

1. Memberi kesempatan pada karyawan untuk berpartisipasi dalam pembuatan kebijakan.
2. Menyediakan waktu dan sumber daya yang mencukupi bagi karyawan dalam menyelesaikan kerja.
3. Menyediakan pelatihan yang mencukupi bagi kebutuhan kerja.
4. Menghargai perbedaan pandangan dan menghargai kesuksesan yang diraih oleh karyawan.
5. Menyediakan akses informasi yang cukup.

3.  Confident. Langkah selanjutnya adalah menimbulkan rasa percaya diri karyawan dengan menghargai terhadap kemampuan yang dimiliki oleh karyawan. 

1. Mendelegasikan tugas yang penting terhadap karyawan.
2. Menggali ide dan saran dari karyawan.
3. Memperluas tugas dan membangun jaringan antar departemen.
4. Menyediakan jadwal job instruction dan mendorong penyelesaian yang baik.

4. Credibility. Langkah keempat menjaga kredibilitas dengan penghargaan dan mengembangkan lingkungan kerja yang mendorong kompetisi yang sehat:

1. Memandang karyawan sebagai partner strategis
2. Peningkatan target di semua bagian pekerjaan
3. Memperkenalkan inisiatif individu untuk melakukan perubahan melalui partisipasi
4. Membantu menyelesaikan perbedaan dalam penentuan tujuan dan priorotas

5.  Accountibility Menetapkan secara konsisten dan jelas tentang peran, standar dan tujuan  penilaian kinerja karyawan, tahap ini sebagai evaluasi terhadap kinerja karyawan 

a. Menggunakan jalur training dalam mengevaluasi kinerja karyawan

b. Memberikan tugas yang jelas dan ukuran yang jelas

c. Melibatkan karyawan dalam penentuan standar dan ukuran

d. Memberikan saran dan bantuan kepada karyawan dalam menyelesaikan beban kerjanya

e. Menyediakan periode dan waktu pemberian feedback

6. Communication. Langkah terakhir adalah adanya komunikasi yang terbuka untuk menciptakan saling memahami antar karyawan dan manajemen. 

1. Menetapkan kebijakan open door communication
2. Menyediakan waktu untuk mendapatkan informasi dan mendistribusikan permasalahan secara terbuka
3. Menciptakan kesempatan untuk cross – training